【kintone × PTA】見守り当番&保護者名簿アプリパック(テンプレートセット)

第4回目で紹介した 見守り当番表アプリのテンプレートを作りました。
紹介したアプリと全く同じではなく、簡略化したものを保護者名簿アプリとセットにしてアプリパックにしました。興味のある方はダウンロードしてみてください✨

また、見守り当番表に予約できる日を一括登録するためのExcelファイル(2022年度版)と、保護者名簿を一括登録するためのExcelファイルもダウンロードしていただけます。

アプリテンプレートをダウンロードする

⚠️ダウンロードしたファイルはzipファイルのまま使います。解凍しないでください。

テンプレートファイルを読み込んでアプリを作成する

歯車アイコン⚙️から「アプリ管理」をクリックし、左上の「アプリを作成する」ボタンを押す。
テンプレートファイルを読み込んで作成」を押す。
「参照」からダウンロードしたファイル(zipファイルのまま)を選択して、「アプリを作成」をクリックする。
アプリが2つ作成されますので、それぞれの設定を変更し、使用してください。

kintone ヘルプ アプリを作成する方法

アクセス権の設定(準備中にする)

アプリのアクセス権の初期値は↓のようになっています。準備中はEveryoneのチェックを全部外しておくといいと思います。

kintone ヘルプ アプリにアクセス権を設定する

担当(場所)の設定

見守り当番をする場所などを設定してください。最初は「校門前・○○交差点・△△横断歩道」の3つを登録してあります。フォームの担当フィールドのドロップダウンの選択肢を編集してください。
それに合わせて、管理用グループのタイトルフィールドの自動計算の式を編集してください。

見守り当番表に予約できる日を登録する

保護者のみなさんが自由に予約(レコード追加)していい場合は必要ありませんが、土日も登録できてしまったり、他の人と重複登録も出来てしまうので、管理が大変になりそうですよね💦
なので、あらかじめ予約できる日を登録しておくことにしました。
自動計算で日付+担当となるフィールドを作って重複禁止の設定ができればよかったのですが、自動計算か重複禁止かどちらかしか選べないので、使えません😭

予約できる日を一括で登録するには、ExcelファイルやCSVファイルが必要です。これを用意するのも最初はどうしたらいいかわからないですよね…
ということで、2022年度の学校のある日に、担当(例としてアプリに合わせて校門前と○○交差点と△△横断歩道)の3レコードが、一括で追加できるExcelファイルをご用意しました✨

土日祝日と長期休業日を除いた日を学校のある日としています。春休み・夏休み・冬休みの期間は京都市立小学校に合わせています。地域や学校によって違うと思いますので、必要に応じて、読み込む前にエクセルを修正していただくか、kintoneに読み込んだ後、レコード追加・削除等してください。
祝日に変更があった場合も同様に修正してください。
担当(場所)もアプリに合わせて修正してください。

kintone ヘルプ ファイルの読み込み手順

保護者名簿アプリの準備をする

まずテストでもいいので誰かひとり登録してみてください。
見守り当番の予約をするときに名前を選択するフィールドがあります。保護者名簿アプリにレコードがないと選択できません。
ログインユーザー(自分)を登録してみるのがテストしやすくておススメです。

保護者情報を一括で登録したい場合は↓のExcelファイルをダウンロードして、保護者の情報を入力し、アプリに読み込んでください。

見本として架空の山田さんファミリーを登録してあります。

うちの学校は小規模で名前の被りもそんなに多くなかったのですが、大規模校となると被りまくりでしょうね💦子どもの名前をフルネームで使うのもいいかもしれませんね。

見守り当番表アプリと保護者名簿アプリはユーザー選択で紐づいています。
ルックアップなどのアプリとアプリをつなげる仕組みについては、こちらの動画がわかりやすいです。

通知の設定

リマインダーの条件通知で条件を追加します。↓は前日の18時にユーザー選択に入っている人に通知をする場合の設定です。フォームのフィールドを追加からユーザー選択を選んでいます。

アクセス権の設定(公開する)

準備が整ったらアクセス権の設定をして公開します。以下の設定は、こんな設定にしてはどうかな?という提案です。必要に応じて変更してください。

アプリのアクセス権(共通)

新規レコード追加・削除できるのは管理者のみ。
保護者のみなさんは自分のレコードを閲覧・編集のみ可。

レコードのアクセス権(見守り当番表アプリ)

すでに誰かが予約している日に他の人が予約できないよう、Everyoneは編集不可。予約した人が取り消しすることができるよう、ユーザー選択(ログインユーザーが入っている)の人は編集可。

フィールドのアクセス権(見守り当番表アプリ)

予約する人が日付、校門前or登校、注意事項の変更ができないよう、Everyoneは編集不可。

レコードのアクセス権(保護者名簿アプリ)

自分のレコードしか閲覧・編集できないよう、ユーザー選択で選択されている人は閲覧・編集可、Everyoneは閲覧・編集不可。

配布したファイルの利用は自己責任でお願いします。おかしくなっちゃった!消えちゃった!とかの責任は負えませんので予めご了承ください。

何かあればコメントください😊
私でわかることでしたらお答えしますが、難しいことはわかりませんよー😱💦

イラスト・アイコンなど

アイコンはKUMAICONさんにお世話になることが多いです。見守り当番表アプリのアイコンはKUMAICONさんのアイコンの雰囲気に合うように私が作ったものです。

画像の作成はCanvaを使っています。7500万点の素材が無料
画像の作成はCanvaを使っています。 7500万点の素材が無料
イラストや写真はここで探します。無料イラストなら【イラストAC】
無料イラスト素材【イラストAC】写真素材素材【写真AC】
イラストや写真はここで探します。
無料イラストなら【イラストAC】
無料イラスト素材【イラストAC】

今回は見守り当番表アプリ&保護者アプリのテンプレートセットを紹介しました。
参考になればうれしいです🧡

コメント

タイトルとURLをコピーしました