【kintone × PTA】保護者名簿アプリ（親・家族・世帯の名簿）

第1回目は、ポータル画面をご紹介しました。
第2回目は、保護者名簿アプリをご紹介したいと思います。

保護者名簿アプリについて

ログインユーザーのプロフィール項目では管理しきれない＆個人情報の問題もあり、アプリで管理することにしました。
ユーザーのプロフィール項目も閲覧権限を設定できたり、他のアプリで利用できたらいいのになー。

緊急連絡網としても使いたい、PTA加入の確認もしたい、他のアプリとの連携もさせたい、項目が多すぎると面倒くさがられる、その他いろいろあって、この形に落ち着きました。

🧑🏻 保護者1・🧑🏻 保護者2・📝 共通項目

メインで活動する保護者を1、もう1人を2に登録してもらいました。
保護者1人を1レコードにすると住所等を2回入力しないといけないので、1世帯1レコードに。

一覧や見守り当番表アプリで必要なので「表示名」を自動計算で作成。
IF(姓の後の文字 = “”, 姓1, 姓1 & “(” & 姓の後の文字 & “)”)

「表示名」のフィールドに色がついているのは、一覧表示で学年ごとに色分けしたかったから。新条件書式プラグインで設定をしています。

✅ PTA加入と個人情報について

今までは紙で名簿に登録する内容を提出してもらっていて「これを提出したらPTA加入に同意したこととします」みたいな脅し文句が書いてあったので、PTA加入は任意であることを説明した上で、ドロップダウンで選択してもらうことにしました。
個人情報についてもこちらで同意確認をしています。

最初はアプリ名を「会員名簿」にしていたのですが、PTA会員じゃなくても登録してもらう必要があったので「保護者名簿」にしました。

🧒🏻 在校児童

保護者名簿アプリと児童名簿アプリに、同じファミリーIDを登録し、家族として紐づけています。
関連レコード一覧で児童一覧を表示させました。児童名簿アプリのレコード詳細にジャンプできるので便利です。

世帯名簿を作る必要もあり、児童名簿からルックアップで児童の情報を引っぱってきています。
テーブルにしたかったけど、フィールドコードをそれぞれに振りたかったので断念（した気がする…）。

🔒 管理者設定項目

「姓の後の文字」で同姓ファミリーを区別しています。
「ファミリーID」で保護者と児童を紐づけ、「ユーザー選択」でログインユーザーと保護者名簿を紐づけています。管理者と「ユーザー選択」されているユーザーしか閲覧・編集できないようアクセス権を設定しています。

「在校児童の学年と下の子の学年」は一覧ソート用です。世帯名簿を作る時などの並び順のためです。

参考までに自動計算の計算式は…

在校児童(1年)（2～6年も同様）
IF(児童学年1 = “1年”, 児童名1 & “(” & 児童名よみ1 & “)”, “”) & IF(児童学年2 = “1年”, IF(児童学年1 = “1年”, “, ” & 児童名2 & “(” & 児童名よみ2 & “)”, 児童名2 & “(” & 児童名よみ2 & “)”), “”) & IF(児童学年3 = “1年”, IF(児童学年2 = “1年”, “, ” & 児童名3 & “(” & 児童名よみ3 & “)”, 児童名3 & “(” & 児童_名よみ3 & “)”), “”)

下の子の学年
IF(在校児童1 != “”, “1年”,
IF(在校児童2 != “”, “2年”,
IF(在校児童3 != “”, “3年”,
IF(在校児童4 != “”, “4年”,
IF(在校児童5 != “”, “5年”,
IF(在校児童6 != “”, “6年”,””))))))

学年(在校児童)
IF(児童学年1 != “”, 児童学年1, “”) &
IF(児童学年2 != “”, “, ” & 児童学年2, “”) &
IF(児童学年3 != “”, “, ” & 児童学年3, “”)

児童数合計
IF(児童1 != “”, 1, 0) + IF(児童2 != “”, 1, 0) + IF(児童3 != “”, 1, 0)

kintoneアプリに絵文字を入れる方法はこちらの記事を参考にさせていただきました。
エモきんとんです🤩

今回は保護者名簿アプリをご紹介しました。
次回は児童名簿アプリをご紹介したいと思います。