【kintone × PTA】学校→会長メールアプリ(Gmail受信でkintone登録)

学校→会長メールアプリ(クリックで全体表示)

これまでに、ポータル画面保護者名簿アプリ児童名簿アプリ見守り当番表アプリをご紹介しました。
第5回目は、学校→会長メールアプリをご紹介したいと思います。

学校→会長メールアプリについて

学校から届いたPTA会長宛てのメールをkintoneに取り込むためのアプリです。

うちの学校は、校内のWi-Fiを使うと、承認されているサイトしか、開けないらしい。もちろんkintoneにもアクセスできません。

コロナで休校中、クラスごとにZoomを使って朝会したりしてくれていたけど、校長先生個人のPC&Wi-Fiを使ってくれていたらしい😲

kintoneに先生全員がログインできて、kintoneにプリント類載せてくれたらいいなーと簡単に考えていたけど、導入前に学校とも話をして諦めていました。
学校からアクセスできないとう問題だけじゃなくて、先生が個人のPCやスマホでアクセスすることも、勤務時間外の対応が当たり前になっていくと困るとか、そういう問題もあるみたいで…。
一応、校長先生と教頭先生の2アカウントだけお渡ししていて、校長先生は時々覗いてくれているみたいです。個人のPCやスマホで。

連絡係の教頭先生はメールを転送するくらいなら何とか…という感じ、また、学校から送られてくるメールはPDFが添付されていることが多いので、cybozu developer network 添付ファイル付きのGmailメッセージをkintoneに自動的にアップロード を参考に、特定のGmailアドレスにメールを送ってもらうと、kintoneに自動的にアップロードされ、PTA本部全員で閲覧できる、という仕組みを作ってみました。

今年度から学校では「Microsoft Teams」を使うことになったみたいです。kintoneならよかったのに…😭

kintoneアプリの作成

添付ファイル付きのGmailメッセージをkintoneに自動的にアップロード に詳しく載っているので、そのまま作りました。

フォームに「アプリの説明」を載せて、いつでも確認できるようにしています。
そして、レコードが追加されたとき、つまり学校からメールが届いたときに、本部に通知が来るようにしています。

Gmail APIのGASエディタの設定

こちらも詳しく説明されているので、そのまま設定…。

一点つまずいた点!
私はGoogleアカウントを複数もっています。PTA用に切り替えていても、下のようなメッセージが出て、スクリプトエディタが開けませんでした。

解決方法は、PTA用アカウントをデフォルトにすること。デフォルトにするには、Googleアカウントから一旦全部ログアウトして、最初にPTA用のアカウントでログインします。そうするとPTA用アカウントがデフォルトアカウントになります。

GASのコーディング

GASの画面

参考コードをコピペして、必要なところだけを書き換え。

09行目:ドメイン
10行目:アプリID
11行目:APIトークン
12行目:アプリ名
44行目:getGmailMessage関数
私は指定したアドレスに届いたメールのみkintoneにアップロードしたかったので、下のように設定しました。

    var threads = GmailApp.search('is:unread to:(●●●+●●●@gmail.com');

Gmailの設定

1つのGmailアドレスから複数のアドレス(エイリアス)が作成できるのはご存じですか?
例えば、○○○@gmail.comというアドレスを持っていたら、○○○+△△△@gmail.comというアドレスを作ることができます。受信するだけなら何も設定することなく○○○@gmail.comで受信できます。

教頭先生に「タイトルに○○と入れて下さい」より「このアドレスに送ってください」とお願いする方が確実だと思ったので、連絡用アドレスを作る方法を採用しました。

  • ●●●+●●●@gmail.comを連絡用アドレスとして教頭先生にお伝えする。
  • Gmailの設定で「学校→会長メール」というラベルを作成する。
  • 下の条件でフィルタの設定する。

条件: to:(●●●+●●●@gmail.com)
処理: 受信トレイをスキップ, ラベル「学校→会長メール」を付ける, 迷惑メールにしない

今のところ問題なく使ってもらえています😁

今回は学校→会長メールアプリをご紹介しました。
次回はスペースのスレッドをスマホで作成する方法をご紹介したいと思います。

kintoneコミュニティ案内板で紹介していただきました🤩

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