これまでに、ポータル画面、保護者名簿アプリ、児童名簿アプリ、見守り当番表アプリをご紹介しました。
第5回目は、学校→会長メールアプリをご紹介したいと思います。
学校→会長メールアプリについて
学校から届いたPTA会長宛てのメールをkintoneに取り込むためのアプリです。
うちの学校は、校内のWi-Fiを使うと、承認されているサイトしか、開けないらしい。もちろんkintoneにもアクセスできません。
コロナで休校中、クラスごとにZoomを使って朝会したりしてくれていたけど、校長先生個人のPC＆Wi-Fiを使ってくれていたらしい😲
kintoneに先生全員がログインできて、kintoneにプリント類載せてくれたらいいなーと簡単に考えていたけど、導入前に学校とも話をして諦めていました。
学校からアクセスできないとう問題だけじゃなくて、先生が個人のPCやスマホでアクセスすることも、勤務時間外の対応が当たり前になっていくと困るとか、そういう問題もあるみたいで…。
一応、校長先生と教頭先生の2アカウントだけお渡ししていて、校長先生は時々覗いてくれているみたいです。個人のPCやスマホで。
連絡係の教頭先生はメールを転送するくらいなら何とか…という感じ、また、学校から送られてくるメールはPDFが添付されていることが多いので、cybozu developer network 添付ファイル付きのGmailメッセージをkintoneに自動的にアップロード を参考に、特定のGmailアドレスにメールを送ってもらうと、kintoneに自動的にアップロードされ、PTA本部全員で閲覧できる、という仕組みを作ってみました。
今年度から学校では「Microsoft Teams」を使うことになったみたいです。kintoneならよかったのに…😭
kintoneアプリの作成
添付ファイル付きのGmailメッセージをkintoneに自動的にアップロード に詳しく載っているので、そのまま作りました。
フォームに「アプリの説明」を載せて、いつでも確認できるようにしています。
そして、レコードが追加されたとき、つまり学校からメールが届いたときに、本部に通知が来るようにしています。
Gmail APIのGASエディタの設定
こちらも詳しく説明されているので、そのまま設定…。
一点つまずいた点！
私はGoogleアカウントを複数もっています。PTA用に切り替えていても、下のようなメッセージが出て、スクリプトエディタが開けませんでした。
解決方法は、PTA用アカウントをデフォルトにすること。デフォルトにするには、Googleアカウントから一旦全部ログアウトして、最初にPTA用のアカウントでログインします。そうするとPTA用アカウントがデフォルトアカウントになります。
GASのコーディング
参考コードをコピペして、必要なところだけを書き換え。
09行目：ドメイン
10行目：アプリID
11行目：APIトークン
12行目：アプリ名
44行目：getGmailMessage関数
私は指定したアドレスに届いたメールのみkintoneにアップロードしたかったので、下のように設定しました。
var threads = GmailApp.search('is:unread to:(●●●+●●●@gmail.com');Gmailの設定
1つのGmailアドレスから複数のアドレス（エイリアス）が作成できるのはご存じですか？
例えば、○○○@gmail.comというアドレスを持っていたら、○○○+△△△@gmail.comというアドレスを作ることができます。受信するだけなら何も設定することなく○○○@gmail.comで受信できます。
教頭先生に「タイトルに○○と入れて下さい」より「このアドレスに送ってください」とお願いする方が確実だと思ったので、連絡用アドレスを作る方法を採用しました。
- ●●●+●●●@gmail.comを連絡用アドレスとして教頭先生にお伝えする。
- Gmailの設定で「学校→会長メール」というラベルを作成する。
- 下の条件でフィルタの設定する。
条件: to:(●●●+●●●@gmail.com)
処理: 受信トレイをスキップ, ラベル「学校→会長メール」を付ける, 迷惑メールにしない
今のところ問題なく使ってもらえています😁
今回は学校→会長メールアプリをご紹介しました。
次回はスペースのスレッドをスマホで作成する方法をご紹介したいと思います。
kintoneコミュニティ案内板で紹介していただきました🤩
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